Multitasking: superschopnost, nebo tichý zabiják mozkových buněk?

Znáte to, děláte si svou práci a do toho vám přijde e-mail. Když už jste napsali půlku odpovědi, tak vám najednou volá kolega a chce po vás rychle něco zjistit. Než to vyřídíte, už vůbec nevíte, o čem byl e-mail, který jste měli rozepsaný, a mezitím vám jich přišlo dalších dvanáct. Než se zase vrátíte ke své práci, je čas jít domů. 

Multitasking a efektivita práce 

Dělat na více věcích najednou se může na první pohled zdát efektivní, ale pravdou je, že přepínání mezi různými úkoly vaši práci spíše zpomaluje. Když totiž svou pozornost zaměříte na nový úkol, část z ní je stále ještě upnutá na ten původní. Chvíli tedy trvá, než se váš mozek dokáže plně soustředit na úlohu, kterou má před sebou. Čím víckrát za sebou ho v činnosti přerušíte, tím delší bude prodleva pro opětovné soustředění pozornosti k danému úkolu. 

Nehledě na to, že když nějakou činnost přerušíte, přetrhnete si nit myšlenek a bude vám trvat, než si vzpomenete, kde jste přestali, kam jste směřovali a opět se do úkolu plně ponoříte. A to není moc efektivita práce. 

Je prokázané, že člověk lépe řeší jednotlivé úkoly, když k nim přistupuje postupně. Tedy ukončí jeden a začne druhý. 

Na druhou stranu se v práci i v životě často vyskytují situace, které je potřeba řešit hned, a jejich odložení i o několik desítek minut by bylo krajně nežádoucí. 

Výhody multitaskingu 

Existují dva typy multitaskingu – rychlé přepínání mezi činnostmi, jako jsme popsali výše a opravdu souběžné dělání dvou činností bez přerušování. Je zajímavé, že druhý případ je podle experimentů řady vědců vlastně celkem efektivní. Zvláště pokud se jedná o kombinaci fyzické a kognitivní činnosti. Pokud třeba posloucháte přednášku a u toho si jdete zaběhat, zapamatujete si z ní víc, než kdybyste jen seděli v lavici a koukali na přednášejícího. Pokud jsou ale činnosti podobné, bude to pro váš mozek matoucí.  

Největší výhodou multitaskingu je pak především pohotovost a flexibilita. Když manažerovi napíše zaměstnanec, že dokončil svou práci a čeká na přidělení další, bude nevýhodné, pokud ho manažer nechá půl dne čekat. To raději přeruší aktuální práci, najde úkol pro zaměstnance a opět se vrátí ke své činnosti. To samé platí, když vám volá klient. Tím, že hovor nevezmete, můžete klidně přijít o zakázku. V takových případech je multitasking pro vaše podnikání žádoucí, ba přímo nezbytný. 

Mírný stres, který vám multitasking způsobuje, vás může paradoxně nakopnout, abyste činnosti vykonávaly rychle, neodkládali je a vyřídili vše včas – což může být problém, pokud jde při práci více o kvalitu než o kvantitu. A není to zdravé ani pro vaši psychiku. 

Výhodou multitaskingu tedy není, že by se vám samotné činnosti dělaly lépe, ale že díky včasnému vyřízení nedojde k prodlevám, které by mohly ohrozit vaše podnikání a vše díky tomu běží, jako dobře namazaný stroj. 

Nevýhody multitaskingu 

Největší nevýhodou je složité navracení pozornosti k přerušené činnosti, jejíž vyřízení vám tak zabere více času, než kdybyste vyrušeni nebyli. Je také prokázané, že časté vystavování se mnoha zdrojům informací najednou vede k tomu, že se lidé nedovedou soustředit a mají problémy s pamětí. Možná se vám to také stává – že si vlastně nejste jistí, jestli jste nějakou činnost vyřídili, nebo ne. 

V tom vám může pomoci software, kam si budete evidovat jednotlivé činnosti a jejich stav – zda jsou k vyřízení, nebo jsou rozdělané (a v jakém přesně jsou stádiu), či zda jste je už dokončili. Případně vám postačí i pouhý bloček, kam si to budete zapisovat. 

Co z toho plyne? 

Shrnuto, podtrženo. Multitasking spočívající v přerušování činností není úplně zdravý a spíše nepodporuje efektivitu práce, ale úplně vyhnout se mu asi nemůžeme. Multitasking souběžných činností, jako je poslouchání hudby u vyřizování e-mailů, by škodlivý být neměl, spíše naopak. 

Naše (nepříliš originální) rada tedy zní: všeho s mírou.